Le passage au travail hybride nécessite de nombreux compromis
Sans la même énergie en personne, certains cabinets de conseil ont du mal à maintenir leur spontanéité et leur dynamisme, du moins au début. Mais le processus à distance présente également de nombreuses opportunités…
« C’est le meilleur des deux mondes »
Déclare Olivia Owen, responsable des ressources humaines chez Seymourpowell, cabinet de conseil en conception stratégique et innovation. « Nous pouvons trouver des talents à l’échelle mondiale et apporter de nouvelles perspectives. Être plus flexible permet aux gens de se concentrer sur ce qui compte : fournir un excellent travail. »
Le travail hybride a également changé la façon dont le cabinet de conseil spécialisé dans l’aviation, le transport et la conception de produits PriestmanGoode travaille avec sa liste de clients mondiale. « Avant la pandémie, les projets impliquaient de multiples visites dans les bureaux des clients ou des contacts avec l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement », explique la directrice générale Kirsty Dias. « Cependant, nous avons depuis réalisé de nombreux projets avec succès et dans les délais, et jamais dans la même pièce. »
Trouver la bonne solution pour gérer et partager des fichiers volumineux est essentiel pour un flux de travail à distance fluide. « Les gens peuvent travailler localement et tous les fichiers du projet sont automatiquement diffusés sur le serveur pour que tout le monde puisse les utiliser », a déclaré Owen. « Les liens instantanés qui peuvent être partagés directement avec les clients sont un bonus. Mais vous devez maîtriser les structures de dossiers et les conventions de dénomination. Un membre de l’équipe qui aime enregistrer sur le bureau, c’est comme vivre avec un colocataire désordonné. ».
Le studio de motion design et d’animation Art&Graft a utilisé les changements de flux de travail à court terme qui ont été inévitables ces dernières années pour faire évoluer son processus à long terme. « Nous avons appris que nous pouvions facilement partager des fichiers et collaborer non seulement les uns avec les autres, mais aussi avec un large éventail de collaborateurs talentueux à travers le monde », a déclaré Stephen Middleton, directeur de la création.
« Dans ce cadre
Nous avons essayé de reproduire notre flux de travail habituel dans un espace purement numérique, en utilisant Google Chat et Hangouts, comme si nous étions en studio ensemble », a-t-il poursuivi. « Nos serveurs internes sont alimentés par Dropbox, nous pouvons donc partager rapidement des fichiers et des dossiers entre les équipes tout en travaillant à distance. ».
Cependant
Les inévitables incohérences entre les connexions haut débit à domicile de toute l’équipe peuvent compliquer les choses, en particulier lorsqu’il s’agit de fichiers volumineux requis pour les travaux vidéo et d’animation haut de gamme. Dropbox résout ce problème avec son module complémentaire Creative Tools, permettant de prévisualiser des fichiers jusqu’à 150 Go dans le cloud, sur n’importe quelle plate-forme, plutôt que de les télécharger sur votre machine locale. Ou, avec Dropbox Replay, les fichiers volumineux peuvent être automatiquement convertis en fichiers plus petits avant le téléchargement.
Partager et traiter des couches complexes de commentaires peut être l’une des tâches les plus délicates du travail à distance. Mais la bonne technologie peut le rendre encore plus transparent. Dans le passé, Art&Graft partageait des « croquis » – des captures d’écran avec des griffonnages grossièrement corrigés – puis enregistrait les commentaires des clients dans un Google Doc partagé. Actuellement en version bêta, l’outil Replay de Dropbox simplifie le processus. Les vidéos peuvent être annotées directement dans le cloud, afin que les clients, les collaborateurs et les membres de l’équipe puissent fournir des commentaires précis plus rapidement et plus efficacement.
PriestmanGoode a poussé la rétroaction numérique à un autre niveau
En développant son propre outil de présentation CGI afin que les clients et les collaborateurs puissent voir les détails les plus fins de projets tels que Pure Skies, un concept autonome pour l’intérieur d’une nouvelle compagnie aérienne. « Nous pouvons afficher les modifications apportées aux garnitures et aux finitions, à l’éclairage, aux uniformes, etc., pour faciliter la prise de décision, le tout en temps réel », révèle Rob Walsh, directeur associé de la visualisation. « La réalité virtuelle nous aide à faciliter les discussions et à prendre les bonnes décisions du premier coup, en évitant des retouches coûteuses. »
Seymourpowell a également embrassé le potentiel de la réalité virtuelle
En particulier dans la création de l’intérieur de son vaisseau spatial Virgin Galactic – une collaboration entre des équipes de Londres, du Nouveau-Mexique et de Californie. « Nous exécutons la plupart de nos projets dans la suite de collaboration VR », a expliqué Chris Doughty, directeur des expériences immersives. « Cela élimine les malentendus qui peuvent survenir dans les présentations 2D – nous offrant essentiellement une expérience en face à face. ».
Avec le soutien d’outils de collaboration tels que Miro et Figma
Seymourpowell a maintenant pleinement adopté un flux de travail purement numérique. « Nous avions l’habitude de mettre des post-it sur le mur et de dessiner sur le tableau blanc », se souvient Owen. « Il est plus rapide et plus efficace d’avoir une ressource numérique centrale que les équipes peuvent comprendre et digérer rapidement. ».
Lorsque Art&Graft est passé pour la première fois à un environnement distant
L’équipe a été invitée à créer une série de films pour WhatsApp. « Nous sommes encore en train de comprendre les choses, et le projet avance très vite, avec des démonstrations clients se déroulant presque tous les jours », a expliqué Middleton.
« Il était crucial pour nous d’étendre notre talent à travers le monde
En travaillant avec des designers et des animateurs au Royaume-Uni, en France, en Suède et aux États-Unis », se souvient-il. « Notre pipeline à distance permet aux équipes de production et aux responsables créatifs de se connecter avec tout le monde sur Google Chat et de suivre le travail avec des mises à jour constantes publiées sur Dropbox…
« C’est idéal pour stocker et partager non seulement les rendus finaux
Mais aussi les fichiers de travail pour la plupart des projets », poursuit Middleton. « En supposant, bien sûr, que tout le monde dispose de suffisamment d’espace libre sur ses machines pour synchroniser les fichiers. » Désormais, la nouvelle fonctionnalité de transfert de Dropbox peut envoyer rapidement et en toute sécurité même les fichiers les plus volumineux sans synchronisation dans l’espace de travail principal.
« Pour entretenir cette créativité
Utilisez votre espace numérique comme une extension ou une version alternative de votre espace physique », conseille-t-il. « Partagez des WIP réguliers, discutez souvent, appelez vidéo si nécessaire. Et ne négligez pas l’organisation : une bonne organisation des structures de dossiers et des emplacements de fichiers est la graisse qui assure le bon fonctionnement de l’équipement de travail à distance. ».
Les commentaires ne doivent pas être frustrants
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💡 Ressources et références
« designweek.co.uk », de : L’avenir de la collaboration à distance..